Μια επαγγελματική επιστολή γράφεται σε έναν υπολογιστή, συντάσσεται στο επιστολόχαρτο ενός οργανισμού και αποτελείται από τα ακόλουθα υποχρεωτικά μέρη: επικεφαλίδα, έφεση ή χαιρετισμό, η ουσία της ερώτησης, τελικές φράσεις, υπογραφή. Είναι η ορθότητα της γραφής του πρώτου μέρους του μηνύματος που αυξάνει την πιθανότητα να βρει τον παραλήπτη του και να μην χαθεί σε σωρούς χαρτιών γραφείου.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ξεκινήστε την κεφαλή γραμμάτων στη δεξιά πλευρά των εγγράφων, ευθυγραμμίστε την ευθυγράμμιση κατά μήκος της ίδιας άκρης. Εάν το επιστολόχαρτο του οργανισμού σας έχει εικόνα ή συμβολογία στο επάνω μέρος της σελίδας, βεβαιωθείτε ότι το κείμενο δεν σέρνεται πάνω του. Στη συνέχεια, ορίστε μία από τις επιλογές σχεδίασης κεφαλίδας.
Βήμα 2
Αναφέρετε το άτομο στο οποίο απευθύνεται η επιστολή. Φροντίστε να γράψετε τη θέση του στον οργανισμό, το επώνυμο και τα αρχικά. Για παράδειγμα:
Εκτελεστικός διευθυντής
LLC "MosSpetsStroy"
Velsky A. N.
Μπορείτε να προσθέσετε την ευγενική φόρμα "Mr." ή "Mrs." πριν από το όνομα του παραλήπτη. Επιπλέον, επιτρέπεται η άρνηση των αρχικών, στην περίπτωση αυτή το όνομα έχει συνταγογραφηθεί.
Βήμα 3
Χρησιμοποιήστε εισαγωγικές λέξεις, ώστε η κεφαλή επιστολών να μην μοιάζει με την αρχή μιας αίτησης στο γραφείο στέγασης ή στο μητρώο, συντάσσεται ως εξής:
Πού: MosSpetsStroy LLC
Προς: Εκτελεστικό Διευθυντή A. N. Velsky
Εάν θέλετε, μπορείτε να μεταφέρετε το επώνυμο και τα αρχικά στην επόμενη γραμμή εάν η επιγραφή είναι πολύ μεγάλη. Εάν θέλετε να δώσετε έμφαση στην ημέρα σύνταξης της επιστολής και ο εξερχόμενος αριθμός για κάποιο λόγο δεν έχει εκχωρηθεί, μπορείτε να εισαγάγετε την τρίτη γραμμή "Ημερομηνία".
Βήμα 4
Σχεδιάστε την κεφαλίδα της επιστολής, όπως είναι συνηθισμένο να κάνετε στην επαγγελματική αλληλογραφία στο εξωτερικό. Πρώτα, αναφέρεται το όνομα και το επώνυμο του παραλήπτη, μετά το όνομα του οργανισμού στον οποίο εργάζεται και, στη συνέχεια, η διεύθυνση. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν η επιστολή αποστέλλεται ταχυδρομικώς σε φάκελο με διαφανές παράθυρο. Η κεφαλίδα μοιάζει με αυτό:
Αντόν Βέλσκι
LLC "MosSpetsStroy"
Μόσχα, Veshnyakovskaya 6-2-11.
Βήμα 5
Θυμηθείτε ότι εάν γράφετε σε έναν ξένο οργανισμό ή σε μια κοινοπραξία, πρέπει πρώτα να αναφέρετε το σπίτι, μετά τον δρόμο, την πόλη, τον ταχυδρομικό κώδικα και τη χώρα. Μπορείτε επίσης να γράψετε "Mr." ή "Mr." πριν από το όνομα και το επώνυμο.
Βήμα 6
Εάν η επιστολή σας προορίζεται για ενημερωτικούς σκοπούς, δεν απευθύνεται σε κάποιον συγκεκριμένο ή δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου που χρειάζεστε, γράψτε τα παρακάτω στην κεφαλίδα:
Πού: MosSpetsStroy LLC
Προς: Όποιος ενδιαφέρεται.
Σε αυτήν την περίπτωση, είναι καλύτερο να εισαγάγετε την τρίτη γραμμή "Θέμα".
